Sudah Sebaik Mana Pusat Administrasi Kampus?

- Advertisement - Pfrasa_F
Ilustrasi manajemen administrasi. (Foto/Ilustrasi/pixabay)
- Advertisement - jd

Penulis: Afifah Lania Sihotang

Sudah tidak terhitung lagi berapa kali kita mendengar kata “Administrasi”, pasti rata-rata orang yang ada di lingkungan perkuliahan, sekolah, lembaga, instansi, sampai perusahaan sudah sangat sering mendengar kata administrasi. Sebenarnya apa itu administrasi? Seberapa penting Administrasi lingkungan-lingkungan yang telah disebutkan sebelumnya?

Secara umum, Administrasi adalah sebuah usaha perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta aktivitas pergerakan yang berhubungan secara langsung pada pengaturan kebijakan supaya bisa mencapai tujuan. Seringkali administrasi dikenal sebagai hal-hal yang terkait dengan pencatatan, pembukuan, sampai perngarsipan. Namun, sebenarnya Administrasi memiliki arti yang lebih luas dari yang biasa dikenal oleh orang banyak. Administrasi itu memiliki cakupan yang luas, mulai dari organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, ketatausahaan, sampai hubungan masyarakat. Sangat luas bukan?

Lalu, seberapa penting Administrasi di lingkungan kampus? Sangat penting. Administrasi merupakan suatu unsur yang harus sangat diperhatikan untuk memperlancar unsur-unsur lain yang ada di kampus karena, administrasi hampir mencakup seluruh hal-hal yang berkaitan dengan suatu instansi, dalam hal ini kampus.

Di setiap kampus pasti memiliki yang namanya pusat administrasi, tidak hanya satu namun, di seluruh fakultas memiliki pusat administrasinya sendiri. Pusat Administrasi inilah yang biasa didatangi mahasiswa/i kampus untuk mengurus berkas-berkas perkuliahan. Seluruh dokumentasi kegiatan suatu kampus terpusat di bagian administrasi kampus. Pusat administrasi teratas kampus biasanya terletak di Birokat Kampus. Maka, Gedung Birokrat kampus adalah gedung yang paling dijaga oleh pihak keamanan kampus karena, disitulah letak seluruh data-data suatu kampus.

Administrasi di suatu kampus tentu harus baik, tertata, rapi dan lengkap. Karena, Administrasi menyangkut dana seluruh kegiatan kampus. Administrasi baik sudah pasti dikerjakan oleh pegawai-pegawai yang profesional, memiliki komunikasi yang baik, multitasking, teliti, fokus, dan disiplin. Karena pegawai Administrasi tidak hanya berhubungan dengan pihak internal namun juga dengan pihak eksternal.

Namun, di zaman sekarang ini tidak banyak pegawai Administrasi yang memiliki karakteristik seperti yang telah disebutkan. Administrasi di lingkungan kampus kebanyakan tidak dikelola oleh orang-orang yang “kompeten” di bidangnya, asal sudah bisa mengetik, sudah bisa mengoperasikan komputer, Microsoft Word (khususnya), orang itu dianggap sudah bisa bertugas di bidang administrasi.

Dari sisi profesional saja sudah kurang, belum tentu mereka memiliki keahlian yang sama dengan orang-orang yang memang “profesional”, profesional yang dimaksud adalah, orang tersebut tidak hanya paham cara mengoperasikan komputer tapi, juga harus ahli di bidang administrasi yang sangat luas maknanya.

Selain itu, dari segi komunikasi para pegawai administrasi harus memikirkan sopan dan santu, berkomunikasi yang baik karena, administrasi adalah pusatnya informasi. Tidak jarang, para pegawai administrasi kampus yang saat ini sedang dibahas kurang baik. Dalam artian, tidak menggunakan bahasa yang sopan. Bahkan terkesan tidak sabar melayani mahasiswa yang memang membutuhkan data untuk keperluannya, terkadang sikap seperti itu membuat timbulnya rasa malas mahasiswa berurusan dengan administrasi.

Seorang pegawai administrasi harus memiliki sikap disiplin yang tinggi. Karena, pintu pertama suatu lembaga adalah administrasi atau biasa disebut dengan subbagian umum ‘Subbag Umum’. Pasti ketika ingin mengurus sesuatu, ingin bertemu seseorang, kita diarahkan untuk menjumpai Subbag Umum terlebih dahulu, jika sesuai dengan prosedur.

Contohnya, jika ingin menjumpai orang penting di fakultas, harus memasukkan surat izin terlebih dahulu ke Subbag Umum, jika ingin mengurus sesuatu harus membuat permohonan dulu ke Subbag Umum, bahkan jika ingin meminta data terkait jurusan dan fakultas pasti akan diarahkan ke Subbag Umum.

Jika, seorang pegawai administrasi di Subbag Umum tersebut tidak disiplin menghadapai banyaknya permintaan pihak internal dan eksternal, bisa-bisa administrasi akan berantakan. Sebagai contoh kecil saja, seringkali mahasiswa menunggu lama ketika jam istirahat pegawai selesai. Pada peraturan yang tertera disebutkan jam istirahat hanya pada pukul 12.00-14.00 WIB, karena itu adalah pedoman mahasiswa maka seharusnya ketika pukul 14.00 para pegawai sudah stay di tempat. Nyatanya tidak, beberapa pegawai administrasi kampus masih saja terlambat, menandakan ketidakdisiplinan. Sama seperti di awal, hal ini juga membuat mahasiswa menjadi sedikit malas untuk kembali berurusan dengan Administrasi.

Masih berbicara disiplin, masih sering dijumpai di beberapa bagian Administrasi fakultas yang lambat dalam pengerjaan. Hal ini bisa dipicu kurangnya pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan seorang pegawai administrasi di bidang itu. Kalau sudah begitu, ke mana lagi mahasiswa harus mencari data atau informasi yang dibutuhkannya?

Administrasi sebagai pusat informasi haruslah orang-orang yang berkompeten di bidangnya, agar pengguna jasa administrasi memiliki kepercayaan terhadap sistem administrasi kampus, puas atas pelayanan para pegawainya, dan tidak kapok untuk menggunakan jasa administrasi kampusnya sendiri. Sudah saatnya pusat administrasi kampus berbenah untuk kelancaran jalannya seluruh aktivitas kampus.

Editor: Nurul Liza Nasution

- Advertisement - DOP

Share article

Latest articles